Saber como fazer uma planilha de gastos simples no Excel resolve, em uma tarde, o problema de não ter ideia para onde o dinheiro está indo. A resposta direta: você precisa de uma única aba de lançamentos com cinco colunas (data, descrição, categoria, valor e forma de pagamento) e uma segunda aba com um resumo por categoria feito com a função SOMASE. Nada além disso é obrigatório no começo.
Este guia mostra a montagem passo a passo, as fórmulas exatas que você vai digitar, como categorizar sem se perder e o que fazer no fim do mês com os números. É um modelo enxuto de propósito: planilha complicada é planilha abandonada na terceira semana.
Por que o Excel ainda vence os aplicativos para esse controle
Aplicativos de finanças são convenientes, mas engessam categorias e escondem o cálculo. Na planilha você enxerga cada número, muda a regra quando quiser e não depende de conexão com o banco.
Outra vantagem é a portabilidade: o mesmo arquivo abre no Excel, no LibreOffice Calc e no Google Planilhas, com pequenas diferenças de nome de função. Se um dia você quiser migrar, leva o histórico junto. E o ato manual de digitar o gasto tem um efeito colateral útil: você percebe o tamanho do consumo enquanto registra.
A estrutura mínima: duas abas e nada mais
Crie um arquivo novo e renomeie as duas primeiras abas para Lançamentos e Resumo. Toda a digitação acontece na primeira; a segunda só calcula.
Montando a aba Lançamentos
Na linha 1, escreva os títulos de A até E:
- A — Data: formate a coluna como Data (selecione a coluna, Ctrl+1, Data).
- B — Descrição: texto curto, como “mercado” ou “conta de luz”.
- C — Categoria: preenchida por lista suspensa, explicada adiante.
- D — Valor: formate como Moeda, com duas casas decimais.
- E — Forma de pagamento: dinheiro, débito, crédito, Pix.
Selecione a linha 1 e ative Exibir, Congelar Painéis, Congelar Linha Superior. Assim os títulos ficam visíveis quando a lista crescer.
Criando a lista suspensa de categorias
Categoria digitada à mão vira bagunça: “mercado”, “Mercado” e “supermercado” contam como três coisas diferentes e quebram o resumo. Resolva com validação de dados.
- Em uma terceira aba chamada Config, liste as categorias em A1 para baixo.
- Volte para Lançamentos e selecione a coluna C, da linha 2 em diante.
- Vá em Dados, Validação de Dados, escolha Lista.
- No campo Fonte, informe o intervalo da aba Config (por exemplo, o intervalo A1 até A15).
- Confirme. Agora cada célula da coluna C abre um menu com as opções.
Um conjunto de categorias que funciona para a maioria das pessoas: Moradia, Alimentação, Transporte, Saúde, Educação, Lazer, Vestuário, Assinaturas, Dívidas e Outros. Dez é suficiente. Vinte categorias geram dúvida na hora de classificar e atrasam o lançamento.
As fórmulas que fazem a planilha funcionar
Na aba Resumo, coloque as categorias na coluna A, a partir da linha 2, exatamente com a mesma grafia da aba Config. Em B2, escreva:
=SOMASE(Lançamentos!C:C;A2;Lançamentos!D:D)
Arraste para baixo. Essa fórmula soma todos os valores cuja categoria corresponde ao texto da linha. Abaixo da última categoria, use =SOMA(B2:B11) para o total do período.
Para ver o peso de cada categoria, crie a coluna C com =B2/$B$12 (ajuste a referência para a célula do total) e formate como Porcentagem. O cifrão trava a referência ao arrastar.
Separando por mês sem criar abas novas
Não faça uma aba por mês. Em vez disso, crie na aba Lançamentos uma coluna F chamada Mês com a fórmula =TEXTO(A2;”aaaa-mm”). O resultado fica como 2026-09, ordenável e fácil de filtrar.
Com isso, o resumo mensal sai com SOMASES, que aceita dois critérios:
=SOMASES(Lançamentos!D:D;Lançamentos!C:C;$A2;Lançamentos!F:F;B$1)
Coloque os meses na linha 1 do Resumo e as categorias na coluna A. Uma única tabela passa a mostrar o ano inteiro, categoria por categoria.
Comparando os métodos de controle
| Método | Esforço diário | Flexibilidade | Melhor para |
|---|---|---|---|
| Planilha manual | 1 a 2 minutos | Alta | Quem quer entender os próprios hábitos |
| Aplicativo com sincronização bancária | Quase nenhum | Baixa | Quem só quer o panorama |
| Caderno de anotações | 1 minuto | Média | Quem não usa computador com frequência |
| Extrato do banco apenas | Nenhum | Nenhuma | Não serve como controle, só como conferência |
A rotina que mantém a planilha viva
A montagem leva uma tarde; a manutenção é o que realmente decide o resultado. Três hábitos bastam:
- Lançamento diário: escolha um horário fixo, como logo depois do jantar, e registre o dia inteiro de uma vez. Leva menos de dois minutos.
- Conferência semanal: compare a soma da semana com o extrato e o app do cartão. Diferenças pequenas viram grandes se acumularem.
- Fechamento mensal: olhe o resumo por categoria e escolha uma para reduzir no mês seguinte. Uma só. Metas múltiplas costumam falhar juntas.
Se você vende para clientes ou empresta dinheiro para conhecidos, crie uma categoria separada para valores a receber e acompanhe o prazo — esse é justamente o ponto cego de quem vende fiado sem registro e descobre o prejuízo meses depois.
Erros comuns que estragam o resumo
Categoria digitada com grafia diferente é o campeão: o SOMASE não encontra correspondência e o valor some do relatório. A validação de dados resolve isso na origem.
O segundo erro é lançar o valor total da fatura do cartão como uma única linha em “Dívidas”. Isso esconde o que foi consumido. Lance cada compra na categoria certa, na data da compra, e trate a fatura apenas como forma de pagamento.
O terceiro é não registrar gastos pequenos. Café, aplicativo de transporte, entrega — são eles que explicam o sumiço do dinheiro no fim do mês. Um deslocamento diário mal escolhido pesa mais do que parece, e vale conferir se, no seu caso, táxi ou aplicativo sai mais em conta antes de fechar o orçamento de transporte.
Recursos opcionais, só quando a base estiver rodando
Depois de dois ou três meses com lançamentos consistentes, vale acrescentar:
- Formatação condicional na coluna de percentual, destacando categorias acima de um limite que você definiu.
- Tabela dinâmica a partir da aba Lançamentos, para cruzar categoria com forma de pagamento.
- Coluna de orçamento no Resumo, com a diferença entre planejado e realizado.
- Gráfico de colunas comparando os últimos seis meses.
Nenhum desses itens é necessário para o controle funcionar. Acrescente um de cada vez, e só se a planilha já estiver sendo preenchida sem falhas.
Perguntas frequentes
Funciona no Google Planilhas?
Sim. As funções têm os mesmos nomes na versão em português e a validação de dados fica em Dados, Validação de dados. A vantagem é lançar pelo celular, o que ajuda no hábito diário.
Devo registrar o salário na mesma planilha?
Sim, em linhas separadas com categoria “Receita” e valor positivo, ou em uma coluna própria. O importante é conseguir comparar o que entrou com o que saiu no mesmo período.
Como lançar compras parceladas?
Registre cada parcela na data em que ela vence, com a descrição indicando o número da parcela. Assim o mês mostra o compromisso real, e não o valor cheio da compra.
Quanto tempo até a planilha mostrar algo útil?
Um mês completo já revela os padrões principais. Três meses permitem comparar e identificar gastos sazonais, como material escolar ou seguro anual.
Preciso saber fórmulas avançadas?
Não. SOMASE, SOMASES, SOMA e TEXTO cobrem tudo o que foi descrito aqui. Procurar função nova antes de ter o hábito de lançar é a forma mais rápida de abandonar o controle.
E se eu esquecer de lançar por uma semana?
Recupere pelo extrato e pelo aplicativo do cartão, lance tudo de uma vez e siga. Planilha com uma falha ainda é muito melhor que planilha nenhuma.
O que levar dessa leitura
Entender como fazer uma planilha de gastos simples no Excel é menos sobre fórmulas e mais sobre constância: duas abas, cinco colunas, uma lista suspensa e o hábito de lançar todo dia. Monte o arquivo hoje, use por trinta dias sem mudar nada e só depois pense em gráficos, orçamento ou qualquer outro recurso extra.